מידע בנוגע לספירת מלאי

מידע ללקוחות אשר ברשותם מלאי

1. מועד המפקד

יש לערוך מפקד המצאי לתאריך ה- 31/12. אם לא ניתן לספור את המצאי בתאריך שצוין אפשר לערוך את המפקד בתאריך הסמוך ככל האפשר לתום השנה ולהיערך לביצוע התאמה בין כמויות המצאי לפי רשומות הספירה בתאריך המפקד לבין רשימות המלאי הסופיות ליום המאזן (31/12).

היערכות זו צריכה לכלול רישום מדויק של כל הטובין הנכנסים והיוצאים מהעסק בין תאריך המפקד לבין   תאריך המאזן וזיהויים ברשימות המצאי.

תשומת ליבכם מופנית לכך שיש להודיע בכתב ומראש לפקיד השומה על דבר עריכת המפקד על המועד המפקד החל יותר מ-10 ימים ועד חודש לפני או אחרי יום המאזן. חובת ההודעה אינה חלה על מלאי שרישומן מתנהל "בספר תנועת מלאי" באופן המאפשר קביעת יתרות המלאי וכל פריט בו נפקד לפחות אחת בשנה ונשלחה הודעה לפקיד השומה על בחירת הנישום בשיטה זו. בכל מקרה נבקשכם להודיענו מראש על תאריך המפקד המתוכנן על ידכם.

2. עריכת המפקד

נא להכין רשימות מצאי שיכללו את כל הטובין שבבעלותכם או ברשותכם. טובין השייכים לאחרים ונמצאים ברשותכם ירשמו בנפרד (כגון טובין באשגרה). כמו כן, עליכם לערוך רשימת הטובין שבבעלותכם ונמצאים, בתאריך המפקד, אצל אחרים (כגון: סחורה שנשלחה לעיבוד וטובין במחסני ערובה).

הרשימות יערכו לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכדומה.

גיליונות הספירה יהיו ממוספרים מראש במספר עוקב וימולאו בעט. בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין. רצוי לערוך הרשימה ב-3 עותקים לפחות.

הרשימות יכללו לפחות פרטים אלה:

• תיאור הטובין באופן המאפשר זיהוי סוגם;
• מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכדומה);
• יחידת המדידה (ק"ג, מטרים, תריסרים, וכדומה);
• הכמות (מספר היחידות כאמור לעיל).
• לגבי מלאי של ציוד  אלקטרוני יש לציין גם את שם היצרן ומספר סידורי של המוצר המוטבע ע"י היצרן.

רצוי להשאיר מקום ל – 2 טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר והם: מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר).

תוצרת בעיבוד תירשם תוך ציון הכמות ביחידות פיזיות ושלב העיבוד (רמת הגמר) במועד הספירה. רצוי להשאיר 3 עמודות נוספות לחישוב תפוקה שוות הערך (כמות היחידות הפיזיות מוכפל ברמת הגמר), לעלות ליחידה ולשווי הכולל. הרשימות ירשמו בדיו ולא בעיפרון. מבצעי הספירה יחתמו בסוף כל גיליון ויציינו את שמם המלא. נציג משרדנו יבקר בשעת הספירה. נא להודיענו על מועד הספירה לצורך תיאום הביקור.

3. חישוב שווי המלאי

את שווי המלאי ניתן לחשב במועד מאוחר יותר. אין לכלול בחישוב השווי טובין שאינם שייכים לכם (כגון שנמכרו לפני תאריך המאזן) אך יש לכלול פריטים הנמצאים ברשותם של אחרים והשייכים לכם.

השווי יחושב בדרך כלל לפי העלות (לא כולל מע"מ) אך במקרה של טובין שאינם תקינים (ראה לעיל) או שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות יחושב השווי לפי "ערך המימוש הנקי" (שווי שוק בניכוי הוצאות מכירה) והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב. העלות תחושב לפי שיטת "פיפו" (נכנס ראשון ראשון יוצא) או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קנית יחידת הסחורה.

בכל מקרה של ספק או בבעיות כלשהן בחישוב השווי נבקשכם להודיענו על כך.

רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי קבוצות כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכדומה.

חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גיליונות המפקד. אם החישוב נעשה שלא על גבי גיליונות המפקד המקוריים יש לדאוג לסימון שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות השווי הסופיות.

4. שמירת הרשימות

רשימות המפקד המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשמרן במשך שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה, הכל לפי המאוחר יותר.

פקידי השומה נוהגים לדרוש לפעמים רשימות מפקד המצאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים כאלה עליכם להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, העתק אחד מרשימות המפקד המקוריות מבלי להמתין לחישוב השווי.

5. פרוטוקול השמדת מלאי

נישום אשר בכוונתו להשמיד מלאי, יודיע בכתב 30 יום מראש לפקיד השומה על כוונתו.

בפנייתו יפרט:

הכתובת המדויקת שבה נמצא המלאי המיועד להשמדה.

המועד או המועדים המתוכננים להשמדת המלאי.
שווי המלאי בספרים המיועד להשמדה.

פקיד השומה יחליט, לפי העניין, האם להיות נוכח בזמן השמדת המלאי.

בסמוך למועד השמדת המלאי, על הנישום לערוך פרוטוקול הכולל שני חלקים:

בחלק הראשון יצוין המועד, האופן והסיבות להשמדת המלאי (להלן: "חלק א").

בחלק השני יצוינו פרטי הטובין המושמדים, לרבות שם הפריט והמספר הסידורי שלו כפי שהם מופיעים ברשימת המלאי, כך שניתן יהיה לזהות באופן חד ערכי את הפריט אשר נרשם בפרוטוקול ולהשוות אותו לרשימת המלאי (להלן: "חלק ב").

במידה והטובין המיועד להשמדה נרכש במהלך השנה ולאחר עריכת רשימת המלאי האחרונה, יש לציין זאת בפרוטוקול, בצירוף האסמכתאות של רכישת פריט זה.

הנישום, או מי מטעמו, יחתמו על הפרוטוקול תוך ציון התאריך, שם החותם, תפקידו ומספר תעודת הזהות שלו.

נישום המנהל מלאי במערכת ממוחשבת, בצורה חלקית או מלאה, יערוך את חלק ב' לפרוטוקול ההשמדה בצורה ממוחשבת.